Asystent Księgowy to wewnętrzny system „AI-first” zintegrowany z systemem księgowym klienta. Automatyzuje księgowanie dokumentów, rozliczanie płac i obsługę podatków, a jednocześnie daje księgowym pełną kontrolę nad tym, co dzieje się z każdym dokumentem od wgrania do systemu, przez propozycję księgowania aż po generowanie deklaracji.
Kontekst
Biuro rachunkowe klienta obsługuje wielu podmiotów z różnych branż, a zespół księgowo-płacowy pracował równolegle w kilku rozproszonych narzędziach: systemie księgowym (ERP) będącym „źródłem prawdy”, osobnych folderach i dyskach na skany dokumentów, arkuszach Excel lub kalendarzach służących do pilnowania terminów deklaracji CIT, VAT, PIT i ZUS oraz w korespondencji mailowej wykorzystywanej do zbierania wyjaśnień oraz dokumentów od klientów.
W praktyce oznaczało to, że:
- Pojedynczy dokument trafiał do księgowej poprzez zróżnicowane kanały komunikacji co wymagało pilnowania porządku
- Księgowi musieli ręcznie kontrolować kompletność dokumentów i ręcznie monitować klienta o brakach w dokumentacji
- Księgowi ręcznie klasyfikowali powtarzające się koszty każdego dnia odkrywając, że faktura za paliwo w aucie przedstawiciela ma trafić na powtarzalne konto
Szczegóły
Czas:
około 200 dni
Rola:
Architektura i full-stack development
Wykonaliśmy kompletny projekt od UI/UX przez integrację z systemem księgowym, skrzynkami mailowymi, systemami wymiany danych aż po podłączenie modeli SI i szkolenie klienta w tworzeniu dedykowanych przepływów pracy.
Cel
Celem projektu było stworzenie jednego, spójnego środowiska pracy, które realnie odciąży zespół księgowy, uporządkuje procesy i pozwoli zespołowi skupić się na merytoryce zamiast na obsłudze narzędzi. Klient potrzebował rozwiązania, które skróci czas obsługi dokumentów, zmniejszy liczbę błędów i przeniesie firmę z pracy manualnej do pracy wspieranej przez inteligentne automatyzacje.
Narzędzie miało umożliwić samodzielne definiowanie reguł i scenariuszy obsługi dokumentów z wykorzystaniem Sztucznej Inteligencji. Chodziło o to, aby księgowi mogli elastycznie konfigurować automatyczne działania po wgraniu faktury czy deklaracji, bez potrzeby angażowania programisty.
Wyzwanie
Największym wyzwaniem było zaprojektowanie systemu, który nie tylko odzwierciedla sposób pracy księgowych, ale aktywnie wspiera ich w czasie rzeczywistym, wykorzystując podejście AI-first. W odróżnieniu od prostych narzędzi automatyzujących powtarzalne czynności, celem było stworzenie środowiska wygodnego do ciągłego modyfikowania i dostosowywania do różnych klientów oraz zmieniających się ciągle przepisów.
Należało stworzyć inteligentny system, który rozumie kontekst finansowo-podatkowy lepiej niż standardowe narzędzia, pozwala klientowi dynamicznie dostosowywać się do zmian i daje księgowym realne wsparcie zamiast kolejnej warstwy pracy.
Rozwiązanie
W odpowiedzi na te potrzeby powstał rozbudowany, modułowy ekosystem AI, który łączy dane z systemu księgowego, dokumenty, płace i podatki w jeden spójny kokpit operacyjny. System integruje się bezpośrednio z ERP, dzięki czemu wszystkie decyzje i przeliczenia są oparte na aktualnych danych księgowych i rozrachunkach. Każdy moduł, od dokumentów, przez płace, aż po podatki, został zaprojektowany tak, by prezentować informacje w przejrzystej formie, a także umożliwiać szybkie przejście od podglądu danych do realnej akcji.
Szczególne znaczenie ma moduł dokumentów, który pełni rolę centrum prac księgowych. System automatycznie odczytuje treść faktur, porównuje je z historią dokumentów i przepływami z wyciągów bankowych a następnie samodzielnie proponuje odpowiednie księgowania, rozpoznaje duplikaty oraz pomaga identyfikować braki w dokumentacji. Dzięki temu każdy dokument ma swój przebieg, status i komplet danych w jednym miejscu, a księgowy może reagować szybciej i bardziej precyzyjnie.
Moduł płacowy dostarcza comiesięcznego widoku kosztów wynagrodzeń, ZUS, PIT oraz statusów naliczeń dla różnych jednostek i projektów. Pozwala analizować anomalia w danych, tworzyć podsumowania i szybko identyfikować elementy wymagające uwagi. Z kolei dashboard podatkowy gromadzi wszystkie zobowiązania CIT, VAT, PIT i ZUS w jednej przestrzeni, dając księgowym automatyczne alerty i aktualny kalendarz powiązany z realnymi kwotami.
Uzupełnieniem systemu jest wizualny flow builder, który pozwala budować automatyczne scenariusze obsługi dokumentów: od OCR, przez klasyfikację dokumentów, po generowanie propozycji księgowań i wysyłkę dokumentów do akceptacji. Dzięki temu księgowi mogą dostosować logikę systemu do potrzeb obsługiwanych firm, własnego stylu pracy, oraz ciągle zmieniających się przepisów bez konieczności ingerencji programistycznej.
Asystent nie jest w pełni ukształtowanym programem księgowym potrafiącym wykonywać wszystkie operacje i integrować się z aktualnymi systemami podatkowymi. Jest uzupełnieniem bazowego programu o warstwę analityczną i automatyzującą pracę księgowego nie tylko w prostych zadaniach ale także zaawansowanych problemach jak klasyfikacja kosztów czy przygotowanie księgowań, propozycji rozliczenia podatków za użytkownika, którego głównym zadaniem jest kontrola i korekta pracy Asystenta.
Całość tworzy środowisko pracy, w którym księgowi nadal kontrolują kluczowe decyzje, ale powtarzalna i czasochłonna część procesu została przeniesiona do warstwy automatycznej i inteligentnej. Dzięki temu Asystent Księgowy realnie odciąża zespół, zwiększa dokładność i sprawia, że codzienna praca staje się znacznie bardziej uporządkowana i przewidywalna.
Rezultat
Wdrożenie Asystenta Księgowego zmieniło sposób pracy zespołu księgowego już w pierwszych miesiącach. Obsługa dokumentów stała się szybsza i bardziej przewidywalna, ponieważ system automatycznie klasyfikuje faktury, podpowiada właściwe konta i wykrywa rozbieżności, zanim trafią do ksiąg. Księgowi zaczęli pracować w jednym, spójnym środowisku, w którym wszystkie dokumenty, płace i podatki są widoczne w czasie rzeczywistym, a kalendarz rozliczeń został całkowicie zautomatyzowany. Znacząco zmniejszyła się liczba błędów, zwłaszcza w przypadku korekt i powtarzalnych dokumentów, a decyzje podejmowane przez księgowych są teraz lepiej ustandaryzowane i oparte na danych.
Dzięki centralizacji procesów i inteligentnym podpowiedziom SI firma zyskała większą kontrolę nad kosztami, terminami i jakością księgowań. Nowi pracownicy mogą szybciej wdrożyć się w pracę z klientami, ponieważ system prowadzi ich przez ustandaryzowane scenariusze, a bardziej doświadczeni księgowi otrzymują narzędzie, które usprawnia ich codzienną pracę i minimalizuje ryzyko pomyłek.
Niewątpliwym benefitem stało się także przyspieszenie i ułatwienie procesu obsługi klienta ponieważ w profesjonalnej branży jak księgowość liczy się jakość merytoryczna odpowiedzi co wymaga często analizy znacznych ilości danych i wielu operacji by znaleźć interesującą informację. Dzięki dostępowi Asystenta do aktualnych danych księgowy zyskuje nieocenioną pomoc w generowaniu raportów czy poszukiwaniu informacji na których zależy klientom ostatecznym.
Najważniejsze efekty:
- Znaczące skrócenie czasu obsługi dokumentów
- Łatwiejsze analizowanie danych
- Automatyzacja powtarzalnych i stosunkowo skomplikowanych zadań
- Możliwość szybkiego reagowania na zmiany przepisów oraz wewnątrz obsługiwanych firm